Manual de Usuario Interactivo

El Dashboard es tu centro de mando. Te ofrece una vista rápida y en tiempo real del estado de tu negocio, basándose en los datos que has registrado.

Componentes Principales

1. Filtros por Fecha: Selecciona un rango de fechas y haz clic en 📊 Filtrar Fechas para que todas las tarjetas y gráficos muestren información solo de ese período. Puedes volver a la vista global con el botón Ver Total Global.
2. Tarjetas de Métricas: Muestran los indicadores clave: Total Cobrado, Total Gastos, Utilidad Neta, Pendiente de Cobro, Clientes Activos y Facturas Emitidas.
3. Vista General: Un área interactiva que puedes alternar entre una gráfica mensual de ventas y una tabla con la actividad reciente.
4. Gráficos Top 5: Dos gráficos que te muestran tus 5 clientes más rentables (por valor de compra) y tus 5 productos más vendidos (por unidades).

Esta sección es el corazón de la aplicación. Aquí creas los documentos de venta oficiales para tus clientes.

Proceso de Creación

1. Activar Formulario: Haz clic en ➕ Nueva. El sistema asignará un número de factura consecutivo y la fecha actual.
2. Seleccionar Cliente y Productos: Usa los botones Buscar para abrir ventanas modales y seleccionar de tus listas.
3. Configurar Detalles: Ajusta la fecha de vencimiento y selecciona la forma y medio de pago.
4. Impuestos y Retenciones: En "Opciones de Impuestos", puedes activar el cálculo de IVA y aplicar retenciones (Fuente e ICA) si es necesario. Los porcentajes se configuran en los campos que aparecen debajo.
5. Factura de Contingencia: Activa este interruptor si no puedes facturar electrónicamente por problemas técnicos. Esto generará una factura con un prefijo diferente (FCONT) y sin validez fiscal electrónica.
6. Generar: Revisa el cuadro de totales y, si todo es correcto, haz clic en 💾 Generar Factura. El PDF se generará y descargará automáticamente.

Una cotización es una oferta comercial que le presentas a un cliente. No tiene validez contable y no afecta tu inventario hasta que se convierte en factura.

¿Cómo se crea?

El proceso es casi idéntico al de crear una factura:

1. Haz clic en ➕ Nueva para activar el formulario.
2. Selecciona el cliente y los productos/servicios.
3. Añade notas o condiciones comerciales en el campo "Notas".
4. Revisa los totales y haz clic en 💾 Generar Cotización.

Más adelante, desde el Historial, podrás convertir esta cotización en una factura con un solo clic.

Las notas son documentos que modifican una factura ya creada. No puedes editar una factura, pero sí puedes ajustarla con una nota.

Tipos de Notas

• Nota de Crédito: Se usa para anular una factura, hacer una devolución de productos (lo que aumenta tu stock) o aplicar un descuento. Disminuye la deuda del cliente.
• Nota de Débito: Se usa para añadir cargos adicionales a una factura, como intereses por mora o costos de envío. Aumenta la deuda del cliente.

Proceso de Creación

1. Haz clic en ➕ Nueva para activar el formulario.
2. Usa Buscar para seleccionar la factura a modificar.
3. Selecciona el "Tipo de Nota" (Crédito o Débito) y escribe una razón.
4. Ajusta las cantidades de los productos y haz clic en 💾 Generar Nota.

Aquí encontrarás un registro de todos los documentos que has generado, organizados para una consulta rápida.

Funcionalidades Clave

• Pestañas de Filtrado: Usa las pestañas para ver solo Facturas, Cotizaciones o Notas C/D.
• Búsqueda y Exportación: Usa la barra de búsqueda para encontrar cualquier documento y el botón Exportar a Excel para descargar la vista actual.
• Nuevo Menú de Acciones: Haz clic en el ícono de tres puntos () para desplegar un menú con todas las opciones:
  • Marcar como Pagada/Enviada: Cambia el estado de una factura.
  • Duplicar: Crea un borrador nuevo con los mismos datos.
  • Enviar por WhatsApp: Genera un enlace al PDF y lo prepara para enviar.
  • Enviar por Correo: Envía el PDF adjunto al email del cliente.
  • Imprimir and Descargar: Acciones directas sobre el PDF.
  • Convertir a Factura (en Cotizaciones): Carga los datos de la cotización en el formulario de nueva factura.

Esta sección te ofrece herramientas de análisis potentes para entender a fondo la salud de tu negocio. Puedes filtrar todos los reportes por rango de fechas y, opcionalmente, por un cliente específico.

Tipos de Reportes

• Ventas: Un resumen ejecutivo con KPIs (Ventas, Gastos, Utilidad) y un desglose de ventas por cliente y producto.
• Recaudo de Impuestos: Muestra el total de IVA, Retefuente y ReteICA que has recaudado en tus facturas, con vistas agrupadas y detalladas.
• Antigüedad de Cartera: Un análisis crucial que te muestra todas las facturas pendientes de pago, clasificadas por rangos de días (Por vencer, 1-30 días, 31-60 días, etc.).
• Rentabilidad (Ventas): Calcula la ganancia bruta y el margen de un período de ventas, restando el costo de los productos vendidos.
• Análisis de Productos: Evalúa la rentabilidad individual de cada producto de tu catálogo, mostrando su costo, precio de venta y margen de ganancia.
• Certificados de Retención: Permite al usuario seleccionar un proveedor, un rango de fechas (ej. todo el año 2024), y el sistema genera automáticamente un certificado en PDF.

Lleva un control de todos los egresos de tu negocio para tener una visión precisa de tu utilidad neta.

Funcionalidades

1. Registrar Gasto: Haz clic en ➕ Registrar Gasto para abrir una ventana donde puedes ingresar la fecha, el monto, la descripción y una categoría.
2. Filtrado y Total: La página muestra por defecto los gastos del mes actual y un resumen con el total. Puedes cambiar las fechas para ver otros períodos.
3. Administrar Categorías: Haz clic en ⚙️ Administrar Categorías para añadir tus propias categorías (ej: "Publicidad", "Transporte").
4. Exportar: Puedes exportar la vista filtrada de tus gastos a un archivo de Excel.

Administra la base de datos de tus clientes. Mantener esta información completa y actualizada es clave para una facturación rápida.

Funcionalidades

• Crear y Editar: Usa el botón ➕ Agregar Cliente o el ícono de lápiz () para gestionar registros.
• Campos Clave: Presta especial atención a las Responsabilidades Fiscales, información requerida por la DIAN que aparecerá en las facturas.
• Estado de Cuenta: Haz clic en el ícono de documento () para ver el historial completo de un cliente: total facturado, saldo pendiente y todos sus documentos. Puedes filtrar este estado de cuenta por fechas e imprimirlo.

Gestiona tu catálogo de productos y servicios. Una buena organización aquí agiliza enormemente la creación de facturas y cotizaciones.

Tipos de Ítems

Al crear un nuevo ítem, puedes definirlo como:

• Producto: Tiene campos para "Costo Unitario" y "Stock". El sistema descontará el stock automáticamente con cada venta.
• Servicio: No tiene control de costo ni de stock.

Acciones de Inventario

• Registrar Entrada: Usa este botón para añadir unidades al stock de un producto (ej: por una compra a un proveedor).
• Ver Movimientos: Haz clic en el ícono de historial () en la tabla de productos para ver todas las entradas y salidas de stock de un producto específico.

Personaliza la aplicación para que se ajuste a los datos y preferencias de tu empresa.

Tarjetas de Configuración

1. Datos del Emisor y Resolución DIAN: Tu información fiscal, de contacto y los datos de tu resolución vigente. Aquí también subes tu logo.
2. Base de Datos Local: Herramientas para importar clientes y productos masivamente desde Excel (descargando la plantilla) y para crear una Copia de Seguridad completa de tus datos en formato JSON.
3. Gestión de Usuarios (Solo Admins): Crea nuevas cuentas para tu equipo. El rol Administrador tiene acceso total, mientras que el rol Usuario tiene permisos limitados (no puede crear/editar/borrar clientes y productos).
4. Seguridad y Apariencia: Te permite cambiar tu contraseña de acceso y activar o desactivar el Modo Oscuro.

La seguridad y protección de la información contable y fiscal de tu negocio es nuestra máxima prioridad. Nubifica implementa múltiples capas de seguridad avanzadas para evitar fraudes, ataques de spam y accesos no autorizados a tu cuenta corporativa.

Verificación en Dos Pasos (2FA) — Obligatoria

Nubifica protege tu cuenta con autenticación en dos factores basada en TOTP (contraseñas de un solo uso). Aunque alguien obtenga tu correo y contraseña, no podrá entrar sin el código de 6 dígitos de tu móvil.

¿Qué necesitas?

Una de estas aplicaciones gratuitas instalada en tu teléfono:

• Google Authenticator — disponible en App Store y Google Play.
• Microsoft Authenticator — disponible en App Store y Google Play.

Activación (primera vez — solo 3 pasos)

La primera vez que inicies sesión, Nubifica te mostrará automáticamente la pantalla de configuración de seguridad:

1. Paso 1 — Descarga la app: Lee las instrucciones en pantalla y asegúrate de tener instalada Google Authenticator o Microsoft Authenticator en tu móvil.
2. Paso 2 — Escanea el QR: Abre la app de autenticación, toca "Añadir cuenta" → "Escanear código QR" y apunta la cámara al código que aparece en pantalla. La cuenta de Nubifica quedará vinculada automáticamente y la app comenzará a mostrar un código de 6 dígitos que cambia cada 30 segundos.
3. Paso 3 — Confirma y guarda tus códigos: Introduce el código de 6 dígitos que muestra tu app para confirmar que todo está sincronizado. Antes de finalizar, copia o descarga tus Códigos de Recuperación (ver sección siguiente).

Inicio de sesión habitual (con 2FA activo)

1. Ingresa tu correo y contraseña normalmente.
2. Inmediatamente después, Nubifica te pedirá el código de 6 dígitos que muestra tu aplicación de autenticación en ese momento.
3. Introduce el código y haz clic en "Verificar y Entrar". Accederás al sistema.

Nota: Si usas el mismo navegador y no cierras sesión, no se te pedirá el código nuevamente en esa sesión.

Códigos de Recuperación (¡Muy Importantes!)

Durante la activación, el sistema genera 4 códigos de emergencia con formato NUBI-XXXX-XXXX. Estos son tu red de seguridad si pierdes tu teléfono:

• Cada código es de un solo uso: una vez utilizado, se elimina automáticamente.
• Guárdalos en un lugar seguro: imprímelos, guárdalos en un gestor de contraseñas, o en un documento seguro fuera del sistema.
• Si los usas todos y aún no tienes acceso a tu móvil, contacta al soporte de Nubifica para que el administrador restablezca tu 2FA manualmente.

¿Perdiste tu teléfono? Cómo acceder

1. En la pantalla de verificación de 6 dígitos, haz clic en el enlace "Usar código de recuperación".
2. Introduce uno de tus códigos de emergencia NUBI-XXXX-XXXX.
3. El sistema te dejará entrar y consumirá ese código (ya no podrás usarlo de nuevo).
4. Una vez dentro, configura inmediatamente tu 2FA en tu nuevo dispositivo. Puedes hacerlo cerrando sesión y volviendo a entrar: el sistema te presentará el asistente de configuración nuevamente.

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Control Anti-Spam (Desafíos Matemáticos Dinámicos)

Para evitar el registro masivo y automatizado de empresas falsas por parte de robots de internet (bots), tanto el formulario de Registro como el formulario de Contacto incorporan un sistema de validación matemática dinámico.

• Funcionamiento: El sistema genera una suma de números aleatorios dinámica (ej. "5 + 3 =").
• Validación estricta: La respuesta ingresada es evaluada antes de permitir el envío. Si la respuesta es incorrecta o se omite, el sistema descarta la petición.

Ojos de Visualización de Contraseña

Todos los campos de contraseña en los portales (Inicio de Sesión, Registro y Cambios de Credenciales) cuentan con botones de ojo interactivos. Puedes hacer clic en cualquier momento para revelar temporalmente los caracteres escritos y asegurarte de que tu contraseña no contenga errores antes de enviar.

Nubifica cuenta con un robusto esquema de permisos y auditoría interna para garantizar que cada miembro del equipo acceda únicamente a las opciones autorizadas y que el administrador de la empresa mantenga el control total de las operaciones.

Roles de Usuario (Permisos y Acceso)

Al crear usuarios para tu equipo de trabajo desde la pestaña de Configuración, puedes asignarles uno de los siguientes perfiles:

1. Administrador de Empresa (Admin): Es la cuenta principal de la empresa. Tiene acceso absoluto a todas las funciones financieras del negocio, incluyendo la creación de clientes, productos, facturación, reporte de recaudo de impuestos, registro de gastos corporativos y gestión del equipo de usuarios.
2. Usuario Operativo / Asistente: Diseñado para empleados del área de ventas o facturación. Pueden registrar clientes nuevos y emitir facturas o cotizaciones rápidamente. Para evitar pérdidas de datos accidentales o maliciosas, **tienen estrictamente bloqueadas las operaciones de eliminación** (no pueden borrar clientes ni productos de la base de datos) y no tienen acceso a la pestaña de configuración del negocio.

Historial de Auditoría de la Empresa (Audit Log de Clientes)

Como Administrador de la Empresa, tienes acceso a un registro detallado de todas las actividades ejecutadas por tus asistentes o usuarios dentro de tu cuenta corporativa. Esto te permite auditar de manera transparente cada cambio crítico.

• Monitoreo de Acciones: Cada vez que se crea un cliente, se actualiza un producto, o se emite un documento, el sistema registra el correo exacto del usuario que realizó la acción, el tipo de operación y la marca de tiempo exacta.
• Transparencia Contable: Este historial te ayuda a resolver discrepancias internas, revisar quién emitió una factura de contingencia específica o rastrear modificaciones sospechosas en el catálogo de productos.

Tu centro de recursos para resolver dudas y contactarnos.

Pestañas Disponibles

• Preguntas Frecuentes (FAQ): Respuestas a las dudas más comunes.
• Crear Ticket de Soporte: Un formulario para enviarnos tus dudas o reportes de errores.
• Mis Tickets: Un historial de todas tus solicitudes y nuestras respuestas.

Encuentra respuestas a las dudas y problemas más frecuentes que pueden surgir durante el uso de la aplicación.

¿Por qué no puedo editar una factura que ya generé?

Por normativa contable y legal, una factura emitida es un documento oficial que no debe ser alterado. Si cometiste un error, la forma correcta de corregirlo es usando una Nota de Crédito para anularla o hacer ajustes, y luego, si es necesario, generar una nueva factura correcta.

Me equivoqué en los datos de un cliente en una factura, ¿qué hago?

Debes generar una Nota de Crédito asociada a esa factura para anular su valor. Luego, ve a la sección Clientes, corrige la información del cliente y finalmente genera una nueva factura con los datos correctos.

¿Cómo importo mis clientes desde Excel sin que me dé error?

El error más común es el formato. Asegúrate de descargar la plantilla desde Configuración -> "Base de Datos Local" y no alterar las columnas. Revisa que los campos obligatorios (nombre, nit) no estén vacíos y que los números de identificación no contengan puntos o caracteres especiales.

La aplicación se ve rara o no carga bien.

A veces, el navegador puede guardar versiones antiguas de los archivos. Intenta hacer una recarga forzada de la página con Ctrl + Shift + R (en Windows/Linux) o Cmd + Shift + R (en Mac). Esto suele solucionar problemas visuales.

Sácale el máximo provecho a Nubifica con estas estrategias y buenas prácticas.

Gestión Proactiva de Cartera

No esperes a que las facturas se venzan. Revisa el reporte de Antigüedad de Cartera una vez por semana. Enfócate en la columna "Por Vencer" para enviar recordatorios amigables a tus clientes antes de la fecha límite.

Análisis de Rentabilidad

Ve a Reportes y usa la pestaña de "Análisis de Productos". Ordena la tabla por "Margen de Ganancia" para identificar cuáles son los productos o servicios que más te benefician y cuáles podrías necesitar ajustar en precio o costo.

Agiliza tu Facturación Recurrente

Si tienes clientes a los que les facturas lo mismo cada mes, no tienes que crear la factura desde cero. Ve al Historial, busca su última factura y en el menú de acciones (), selecciona "Duplicar". Se creará un borrador con los mismos datos, solo tendrás que ajustar la fecha y guardar.

Definiciones rápidas de algunos conceptos clave que encontrarás en la aplicación.

• Nota de Crédito: Documento legal que anula o disminuye el valor de una factura ya emitida. Se usa para correcciones, devoluciones o descuentos.
• Nota de Débito: Documento que aumenta el valor de una factura, generalmente por cargos adicionales como intereses o gastos de envío no incluidos inicialmente.
• Resolución DIAN: Es la autorización que emite la DIAN en Colombia para que un contribuyente pueda expedir facturas, indicando un rango de numeración y un período de vigencia.
• Factura de Contingencia: Es una factura que se emite cuando hay fallos tecnológicos que impiden la facturación electrónica. Lleva un prefijo especial y tiene implicaciones fiscales diferentes.
• JSON (JavaScript Object Notation): Un formato de archivo de texto ligero para el intercambio de datos. Usado en la sección de Configuración para exportar copias de seguridad completas de tu base de datos.
• Onboarding: Proceso de configuración inicial que se presenta a los nuevos administradores para registrar los datos esenciales de la empresa.